Datenschutz­erklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Praxisinhaber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden erhoben, wenn Sie diese im Rahmen der Terminbuchung eingeben (u. a. E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Name, Telefonnummer sowie bei der Erstterminbuchung Anschrift und Versicherungsart). Darüber hinaus werden beim Besuch der Website technische Daten automatisch durch unsere IT-Systeme erfasst (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Die von Ihnen eingegebenen Daten werden ausschließlich zur Verifikation Ihrer Patientenidentität und zur Buchung von Terminen in unserer Praxis verwendet. Technische Daten zu Seitenaufrufen werten wir statistisch aus, um die Website zu verbessern (siehe Abschnitt 5, „Reichweitenmessung mit Umami“).

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen sowie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

2. Hosting

Hetzner Online GmbH

Diese Website sowie unsere Workflow-Infrastruktur werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Hetzner ist ein deutscher Anbieter. Wenn Sie unsere Website besuchen oder eine Terminanfrage stellen, werden dabei technische Daten (insbesondere Ihre IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Abrufs) auf Servern von Hetzner verarbeitet.

Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und datenschutzkonformen Bereitstellung unserer Dienste. Mit Hetzner wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Weitere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz.

Auf derselben Infrastruktur betreiben wir auch unser internes Praxisverwaltungssystem (siehe Abschnitt 6).

3. Allgemeine Hinweise und Pflicht­informationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Prof. Dr. med. O. Abri
Privatpraxis im MVZ der Klinik Schöneberg
Fuggerstr. 30, 10777 Berlin

Postanschrift: Fuggerstr. 23, 10777 Berlin
Telefon: 030-8093310-61
E-Mail: jsv@privatpraxis-prof-abri.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Soweit die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Terminbuchung in einer Arztpraxis gilt ergänzend § 22 BDSG i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Hinweis zur Datenweitergabe in die USA und sonstige Drittstaaten

Die Terminbuchung selbst läuft vollständig auf unseren eigenen Servern in Deutschland (siehe Abschnitt 5); hierbei findet keine Übermittlung in Drittstaaten statt. Eine Drittland-Übermittlung in die USA erfolgt lediglich beim Einsatz von Cloudflare Turnstile (Bot-Schutz, siehe Abschnitt 5). In den USA kann kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden. Die Datenübertragung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde für Berlin ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Patientenverifizierung (Bestandspatienten)

Wenn Sie als Bestandspatient/-in einen Folgetermin buchen möchten, erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Geburtsdatum zur Identitätsprüfung. Diese Daten werden verschlüsselt an unseren Workflow-Server übermittelt und dort mit dem Patientenstamm abgeglichen. Sie werden ausschließlich zu diesem Zweck verwendet und nicht dauerhaft in diesem Prozess gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung).

Terminbuchung

Die Terminbuchung erfolgt über unser eigenes, selbst gehostetes Terminsystem (siehe Abschnitt 5); es kommt kein externer Buchungsdienstleister mehr zum Einsatz. Im Rahmen der Buchung werden Anrede, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie der gewünschte Termin (Art, Datum, Uhrzeit) erfasst und in unserer Datenbank gespeichert. Bei einer Erstterminbuchung als neue Patientin bzw. neuer Patient erheben wir zusätzlich Ihre Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land) sowie Ihre Versicherungsart (privat oder gesetzlich/Selbstzahler). Diese Daten sind zur Erfüllung bzw. Anbahnung des Behandlungsvertrags erforderlich.

Zur Bestätigung, Erinnerung, Stornierung und Umbuchung versenden wir an die angegebene E-Mail-Adresse automatisierte E-Mails. Für die technische Zustellung dieser E-Mails setzen wir den Dienstleister Brevo ein (siehe Abschnitt 5). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und die Termindaten (Datum, Uhrzeit, Terminart) an Brevo übermittelt. Ab Eingang bzw. Weiterleitung kann zusätzlich der E-Mail-Anbieter des Empfängers beteiligt sein. Die E-Mails enthalten Links mit einem zufälligen, nicht rückführbaren Token zur Bestätigung bzw. Stornierung/Umbuchung Ihres Termins. Bei einer Videosprechstunde enthält die E-Mail zusätzlich einen persönlichen Zugangslink zum Videoraum (siehe Abschnitt 6.9).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Externe Dienste und Tools

Cookies

Diese Website verwendet keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt:

• Sitzungs-Cookie „nutu_verify" – wird nur dann gesetzt, wenn Sie sich als Bestandspatient über E-Mail-Adresse und Geburtsdatum ausgewiesen haben. Es enthält eine kryptografisch signierte Kennung Ihres Patienteneintrags sowie Ihren Namen, damit Sie im weiteren Buchungsverlauf nicht erneut nach Ihren Daten gefragt werden. Das Cookie ist ausschließlich für den Server lesbar (httpOnly), wird nicht an Dritte übermittelt und läuft nach 30 Minuten automatisch ab.
• Cookie „nutu_chat" – wird erst gesetzt, wenn Sie den Fragen-Assistenten nutzen. Es enthält nur die Zahl der in der laufenden Sitzung gestellten Fragen (Schutz vor Missbrauch), keinen Fragetext und keinen Bezug zu Ihrer Person. Das Cookie ist ausschließlich für den Server lesbar (httpOnly), wird nicht an Dritte übermittelt und läuft nach 30 Minuten automatisch ab.
• Cookies von Cloudflare Turnstile – können im Rahmen der Bot-Prüfung gesetzt werden (siehe Abschnitt zu Cloudflare Turnstile).

Diese Cookies sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich; ihre Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Fragen-Assistent

Auf unserer Website können Sie allgemeine Fragen (z. B. zu Ablauf, Kosten oder Anfahrt) in ein Eingabefeld schreiben. Ihre Eingabe wird ausschließlich auf unserem eigenen Server mit unseren hinterlegten Antworten abgeglichen. Sie wird weder gespeichert noch an Dritte übermittelt; es kommt keine künstliche Intelligenz eines externen Anbieters zum Einsatz.

Um unser Angebot zu verbessern, zählen wir monatlich, welche hinterlegte Antwort bzw. welches allgemeine Thema angefragt wurde – ohne den eingegebenen Text, ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu Ihrer Person. Der Assistent ersetzt keine ärztliche Beratung; bitte geben Sie keine Gesundheitsdaten ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung häufiger Fragen). Zum Cookie „nutu_chat" siehe Abschnitt „Cookies".

Terminbuchungssystem (selbst gehostet)

Unser Terminbuchungssystem wird vollständig selbst betrieben. Die Buchungsdaten werden in unserer Datenbank (Supabase, selbst gehostet bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland – siehe Abschnitt 2) gespeichert. Es findet kein Embed eines externen Buchungsanbieters und keine Übermittlung der Buchungsdaten in Drittstaaten statt.

Der Versand der Bestätigungs-, Erinnerungs-, Stornierungs- und Umbuchungs-E-Mails wird über unsere selbst betriebene Workflow-Automatisierung (n8n, siehe unten) angestoßen; die technische Zustellung erfolgt über den E-Mail-Dienstleister Brevo (siehe unten). Ab Eingang beim Empfänger kann dessen E-Mail-Anbieter beteiligt sein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

n8n (Workflow-Automatisierung)

Für den automatisierten Versand unserer Termin-E-Mails setzen wir n8n ein, ein Open-Source-Workflow-Automatisierungstool. Unsere n8n-Instanz wird selbst betrieben auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (siehe Abschnitt 2).

Steht ein Termin-Versand an (Bestätigung, Erinnerung 24 Stunden vorher, Stornierung, Umbuchung, Ablauf einer unbestätigten Reservierung), übergibt unsere Anwendung an n8n ausschließlich die Termin-Kennung sowie die Links mit den Einmal-Token (bei Videosprechstunden einschließlich des Zugangslinks). n8n liest die für die E-Mail nötigen Angaben – Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit des Termins – anschließend selbst aus unserer Datenbank (Abschnitt 2) und übergibt die fertige Nachricht an Brevo zur Zustellung. Die E-Mails enthalten keine Diagnosen, Befunde oder sonstigen medizinischen Angaben.

Die Prüfung von E-Mail-Adresse und Geburtsdatum bei der Anmeldung als Bestandspatient läuft nicht über n8n, sondern ausschließlich innerhalb unserer eigenen Anwendung gegen unsere Datenbank.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Brevo (E-Mail-Versand)

Für die technische Zustellung unserer Termin-E-Mails nutzen wir den E-Mail-Dienst Brevo. Vertragspartner für Kunden mit Sitz in Deutschland ist nach den Nutzungsbedingungen von Brevo die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 133191. Die Brevo GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Sendinblue SAS, 17 rue de Salneuve, 75017 Paris, Frankreich.

An Brevo werden für den Versand Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name sowie die Termindaten (Datum, Uhrzeit, Terminart) und die Token-Links übermittelt. Die E-Mails enthalten keine Diagnosen, Befunde oder sonstigen medizinischen Angaben. Der Umstand, dass Sie einen Termin in unserer Praxis haben, ist Brevo dabei technisch bekannt.

Links in unseren E-Mails werden technisch über eine Weiterleitungsadresse von Brevo (r.em.praxis-nutu.de) geleitet; zudem kann die E-Mail ein unsichtbares Zählpixel enthalten. Öffnungen und Klicks erfasst Brevo dabei ausschließlich anonymisiert: Die Ereignisse werden weder Ihrer E-Mail-Adresse noch einer einzelnen Nachricht zugeordnet. Wir werten nicht aus, ob oder wann Sie eine E-Mail geöffnet oder einen Link angeklickt haben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Zustellung und an der Missbrauchsabwehr beim Versanddienstleister).

Die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist als Datenschutzvereinbarung fester Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Brevo; ein gesonderter Vertragsschluss ist dafür nicht erforderlich. Brevo verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke und nicht zu Werbezwecken.

Brevo erbringt seine Dienste als international tätiges Unternehmen und setzt eigene Unterauftragsverarbeiter ein; der Verarbeitungsort richtet sich nach der Datenschutzvereinbarung. Soweit dabei personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter stellt Brevo im Rahmen der Datenschutzvereinbarung bereit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Behandlungs- bzw. Terminverhältnisses) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

Weitere Informationen: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/.

Cloudflare Turnstile (Bot-Schutz)

Zum Schutz unserer Formulare (Identitätsprüfung für Bestandspatienten sowie Terminbuchung für Neupatienten) vor automatisierten Zugriffen (Bots) setzen wir Cloudflare Turnstile ein. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.

Wenn Sie eines dieser Formulare absenden, übermittelt Ihr Browser technische Signale (u. a. IP-Adresse, Browser-Informationen) an Cloudflare, um zu prüfen, ob es sich um einen menschlichen Nutzer handelt. Cloudflare Turnstile erstellt dabei kein Nutzerprofil und verwendet die Daten nicht zu Werbezwecken.

Cloudflare ist im EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf dieser Grundlage sowie auf Basis der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Mit Cloudflare wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen auf Patientendaten).
Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Verlinkung unseres TikTok-Profils

Auf dieser Website verlinken wir unser TikTok-Profil. Es handelt sich um einen einfachen Hyperlink, nicht um ein eingebettetes Social-Media-Plugin. Beim bloßen Aufruf unserer Seite werden dadurch keine Daten an TikTok übermittelt.

Erst wenn Sie den Link aktiv anklicken, werden Sie auf die Plattform weitergeleitet; ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters (TikTok Technology Limited, Irland). Auf die dortige Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Außendarstellung der Praxis).

Reichweitenmessung mit Umami (selbst gehostet)

Um zu verstehen, wie unsere Terminseite genutzt wird, setzen wir die Open-Source-Software Umami ein. Sie läuft auf unserem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland. Es werden keine Daten an den Hersteller der Software oder an andere Dritte übermittelt. Umami setzt keine Cookies und legt nichts auf Ihrem Gerät ab.

Beim Aufruf der Startseite, der Buchungsseite, der Seite mit häufigen Fragen und der Seite zu Prof. Abri werden erfasst: die aufgerufene Seite, deren Titel und die zuvor besuchte Website (jeweils ohne URL-Parameter, mit Ausnahme von Kampagnenkennzeichen wie „utm_source“ in der aufgerufenen Adresse), Bildschirmgröße, Browsersprache, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp sowie der aus der IP-Adresse abgeleitete ungefähre Standort (Land, Region, Stadt). Außerdem zählen wir Klicks auf die Schaltflächen zur Buchung eines Ersttermins und auf unsere Telefonnummer. Die Auswahl als Bestandspatient und die Buchung von Kontrollterminen werden dabei nicht gezählt.

Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Sie wird nur kurzzeitig verwendet, um den Standort zu bestimmen und um zusammen mit Browserangaben und einem täglich wechselnden Wert eine pseudonyme Kennung zu bilden. So können wir Aufrufe desselben Tages zusammenfassen, Sie aber nicht über mehrere Tage wiedererkennen. Die Daten werden nicht mit Ihrer Terminbuchung oder Ihrer Patientenakte zusammengeführt. Links aus unseren Termin-E-Mails und der Zugang zur Videosprechstunde werden nicht erfasst.

Die Daten werden nach 14 Monaten gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der statistischen Auswertung und Verbesserung unserer Website). Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Ist in Ihrem Browser „Do Not Track“ aktiviert, findet keine Messung statt.

Schriftarten (lokal gehostet)

Diese Website verwendet die Schriftarten „Inter" und „Playfair Display", die ausschließlich von unserem eigenen Server geladen werden. Es findet kein Datentransfer an Dritte statt. Eine Übertragung Ihrer IP-Adresse an externe Anbieter (z. B. Google Fonts) erfolgt durch die Schriftarten nicht.

6. Datenverarbeitung in der Patientenakte (Praxisverwaltungssystem)

Über unsere öffentliche Website hinaus betreiben wir ein internes Praxisverwaltungssystem („PMS"), in dem wir die für die Behandlung erforderlichen Daten unserer Patientinnen und Patienten verarbeiten. Das PMS ist nur für berechtigte Mitarbeitende der Praxis nach Authentifizierung zugänglich.

6.1 Verarbeitete Datenkategorien

• Patientenstammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Kontaktdaten, Versicherungsdaten (Kasse oder privat, ggf. Versicherungsnummer)
• Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO): Anamnese, Diagnosen, Befunde, Vitalparameter (z. B. Gewicht, Größe, BMI, Blutdruck), Laborwerte, Medikation, Dosierungen, Behandlungsverlauf, Rezepte, Notizen aus Konsultationen und Telefonaten
• Onboarding-Dokumente: ausgefüllte Anamnesebögen, unterschriebene Behandlungsverträge, Einwilligungen (z. B. Aufklärung, PVS-Einwilligung)
• Audio-Aufnahmen von Patientengesprächen (siehe Abschnitt 6.4)
• Termindaten und Terminhistorie
• Protokolldaten zu Anmelde- und Bearbeitungsvorgängen im System

6.2 Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient ausschließlich der medizinischen Behandlung, der Abrechnung mit Patientinnen, Patienten oder Versicherungsträgern, der Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten (insbesondere § 630f BGB) sowie der Praxisorganisation.

6.3 Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Behandlungsvertrags)
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsversorgung)
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung), soweit Verarbeitungen über die unmittelbare Behandlung hinausgehen (z. B. Audio-Aufnahmen)
• Soweit anwendbar: gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 630f Abs. 3 BGB, Aufbewahrung der Patientenakte 10 Jahre)

6.4 Audio-Aufnahmen von Patientengesprächen

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden Patientengespräche im Rahmen der Behandlung – in der Praxis wie in der Videosprechstunde (Abschnitt 6.9) – als Audio aufgezeichnet, um eine vollständige und korrekte Dokumentation in Ihrer Patientenakte sicherzustellen.

• Aufnahme erfolgt nur nach Ihrer mündlichen Einwilligung, die vor jeder Aufnahme eingeholt und durch die behandelnde Person im System dokumentiert wird.
• Speicherung der Audio-Dateien erfolgt verschlüsselt in unserem internen System auf Servern in Deutschland (Hetzner, siehe Abschnitt 2).
• Zweck: ergänzende Behandlungsdokumentation, Sicherstellung der Vollständigkeit der Anamnese und Verlaufsdokumentation.
• Zugriff auf die Audio-Aufnahmen haben ausschließlich die behandelnde Ärztin / der behandelnde Arzt sowie autorisierte Praxismitarbeitende.
• Tonqualität: Damit die Aufnahme verständlich wird, misst das Aufnahmegerät während des Gesprächs die Lautstärke und zeigt bei Bedarf Hinweise an (z. B. „Mikrofon näher stellen"). Gespeichert werden dabei nur technische Kennzahlen wie Pegel, Rauschanteil und das verwendete Mikrofon – keine Gesprächsinhalte. Eine Stimmerkennung oder Identifizierung von Personen anhand der Stimme findet nicht statt.
• Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung). Sie können diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Bereits aufgezeichnete Inhalte werden auf Ihren Wunsch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Automatisierte Transkription: Auf Wunsch und nur nach Ihrer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung lassen wir die Aufnahme automatisiert in Text umwandeln und daraus einen strukturierten Dokumentationsentwurf erstellen. Die Einwilligung ist freiwillig – ohne sie erfolgt weder Transkription noch Zusammenfassung; die Behandlung ist davon in keiner Weise abhängig. Die Einwilligung wird vor der Verarbeitung technisch geprüft und im System dokumentiert. Näheres im folgenden Abschnitt.

6.4a Automatisierte Transkription und Zusammenfassung der Audio-Aufnahmen

Haben Sie in die automatisierte Transkription eingewilligt, wird die betreffende Audio-Aufnahme aus unserem Speicher an den Dienst Corti übermittelt und dort in Text umgewandelt. In einem zweiten Schritt kann aus diesem Text bei Corti eine strukturierte Zusammenfassung als Entwurf für die ärztliche Dokumentation erstellt werden. Anbieter ist die Corti ApS, Dänemark, Teil der Corti-Unternehmensgruppe.

• Übermittelte Daten: für die Transkription ausschließlich die Audio-Datei des Gesprächs, für die Zusammenfassung ausschließlich der Text des Transkripts. Name, Geburtsdatum, Adresse oder sonstige Stammdaten werden nicht mit übermittelt; die Zuordnung erfolgt über eine technische Kennung in unserem System. Was im Gespräch selbst gesagt wird, ist naturgemäß Teil von Aufnahme und Text.
• Verarbeitungsort: Die Verarbeitung erfolgt in der EU-Umgebung des Anbieters; unsere Instanz ist auf die EU festgelegt.
• Kein Training: Der Anbieter verwendet die übermittelten Inhalte nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Eine darüber hinausgehende Nutzung wäre nur mit gesonderter vertraglicher Vereinbarung möglich, die wir nicht abgeschlossen haben und nicht abschließen werden.
• Löschung beim Anbieter: Unmittelbar nach der Umwandlung in Text bzw. nach Erstellung der Zusammenfassung werden Audio-Datei, Transkript und Zusammenfassung beim Anbieter wieder gelöscht. Bricht eine Verarbeitung ab, werden die Daten dort spätestens nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Dauerhaft gespeichert bleiben sie ausschließlich in unserem eigenen System auf Servern in Deutschland (siehe Abschnitt 2).
• Ärztliche Kontrolle: Das Ergebnis ist zunächst ein Entwurf. Es wird ärztlich geprüft, bei Bedarf korrigiert und erst dann freigegeben. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
• Auftragsverarbeitung: Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

6.5 Eingesetzte Auftragsverarbeiter im PMS

Für den Betrieb des PMS setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurde:

• Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) – Hosting der Anwendung, Datenbank, Datei-Speicher (Audio-Aufnahmen, Dokumente) und Workflow-Infrastruktur in deutschen Rechenzentren.
• Supabase (selbst gehostet bei Hetzner) – Datenbank und verschlüsselter Datei-Speicher für Patientendaten und Audio-Aufnahmen.
• Selbst gehostetes Terminsystem (siehe Abschnitt 5) – Termine werden in unserer eigenen Datenbank in Deutschland gespeichert; kein Drittland-Transfer.
• Corti ApS (Dänemark) – automatisierte Transkription von Audio-Aufnahmen und Zusammenfassung der Transkripte, ausschließlich nach gesonderter Einwilligung und in der EU-Umgebung des Anbieters (siehe Abschnitt 6.4a).
• Brevo GmbH (Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin) – technischer Versand der Termin-E-Mails (siehe Abschnitt 5).
• MeetOne GmbH (Oberfeldstr. 2, 89264 Weißenhorn, Deutschland) – technische Durchführung der Videosprechstunde, Verarbeitung ausschließlich in der EU (siehe Abschnitt 6.9).

6.6 Onboarding und elektronische Signatur

Im Rahmen des Patienten-Onboardings versenden wir Dokumente (Anamnesebogen, Behandlungsvertrag, Aufklärung, ggf. PVS-Einwilligung für Privatpatientinnen und -patienten) zur Unterzeichnung. Die Unterzeichnung erfolgt entweder über unsere eigenen Systeme oder über einen externen Signaturdienst:

• Eigene Systeme – Sie unterschreiben über einen persönlichen Link aus einer E-Mail oder nach Anmeldung im Patientenportal direkt am Bildschirm. Zuvor prüfen Sie die hinterlegten Daten. Gespeichert werden auf unseren Servern das unterschriebene Dokument, Ihre Unterschrift als Bild, der Zeitpunkt, der Unterzeichnungsweg und die Fassung des Dokuments. Für den Versand der E-Mail nutzen wir Brevo (siehe Abschnitt 5).
• EuroSign (Anbieter: Avalbra GmbH, Deutschland) – Versand und elektronische Signatur der Dokumente. Der Anbieter verarbeitet hierbei Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, das Dokument sowie Signaturmetadaten ausschließlich zu diesem Zweck.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.
• Mit dem Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Abrechnung über die PVS (nur Privatpatientinnen und -patienten): Mit Ihrer Einwilligung übernimmt die PVS berlin-brandenburg-hamburg GmbH & Co. KG, Invalidenstr. 92, 10115 Berlin, die Rechnungserstellung und den Forderungseinzug. Hierzu übermitteln wir ihr Anschrift, Geburtsdatum, Kostenträger, ggf. Tarife, Behandlungstage, erbrachte Leistungen und dazugehörige Diagnosen sowie Ihre freiwilligen Angaben aus der Einwilligungserklärung. Die PVS ist für diese Verarbeitung eigenständig verantwortlich und bedient sich dafür ihrer Muttergesellschaft, der PVS holding GmbH. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung einschließlich der Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Behandlung hängt nicht von dieser Einwilligung ab; Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen: www.ihre-pvs.de/datenschutz.

6.7 Speicherdauer im PMS

Patientendaten in der Patientenakte werden gemäß § 630f Abs. 3 BGB für die Dauer von mindestens 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Audio-Aufnahmen werden, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht greift, nach Übernahme der relevanten Inhalte in die schriftliche Patientendokumentation gelöscht, spätestens jedoch nach Ablauf der Behandlungsdokumentationspflicht.

6.8 Sicherheit der Verarbeitung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein, insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung sämtlicher Daten (TLS).
• Verschlüsselte Speicherung der Daten und Audio-Aufnahmen.
• Authentifizierte und rollenbasierte Zugriffskontrolle auf das PMS.
• Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Protokollierung von Zugriffen.

6.9 Videosprechstunde

Bestimmte Termine, insbesondere Kontrolltermine, bieten wir auch als Videosprechstunde an. Die Teilnahme ist freiwillig; alternativ ist ein Termin in der Praxis möglich. Für die technische Durchführung setzen wir den Dienst der MeetOne GmbH, Oberfeldstr. 2, 89264 Weißenhorn, Deutschland, ein. Der Videodienst ist nach den Anforderungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) für Videosprechstunden zertifiziert.

• Zugang: Sie erhalten per E-Mail einen persönlichen Link auf unsere eigene Website. Erst ab 15 Minuten vor Terminbeginn führt dieser Link Sie in den Videoraum. Der Link gilt nur für Ihren Termin und verliert mit einer Absage oder spätestens 30 Minuten nach dem geplanten Terminende seine Gültigkeit. Für die Teilnahme benötigen Sie einen aktuellen Browser; Kamera und Mikrofon werden erst nach Ihrer Freigabe im Browser genutzt.
• An den Anbieter übermittelte Daten: Für die Einrichtung des Videoraums übermitteln wir ausschließlich eine technische Raumkennung sowie Datum, Uhrzeit und geplante Dauer des Termins. Ihr Name, Ihr Geburtsdatum, Ihre Kontaktdaten oder Angaben aus Ihrer Patientenakte werden nicht an den Anbieter übermittelt.
• Verbindungsdaten: Während der Sitzung verarbeitet der Anbieter technische Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, Geräte- und Browserinformationen, Verbindungsqualität). Diese verwendet er für den sicheren Betrieb und die Fehleranalyse; Rechtsgrundlage hierfür ist das berechtigte Interesse des Anbieters nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Inhalte des Gesprächs: Bild und Ton werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt und in der Regel direkt zwischen den Endgeräten übertragen (Peer-to-Peer). Lässt Ihr Netzwerk keine direkte Verbindung zu, leitet ein Server des Anbieters die Daten in verschlüsselter Form weiter, ohne sie entschlüsseln oder speichern zu können. Der Anbieter kann die Inhalte weder einsehen noch aufzeichnen. Bild und Video zeichnen auch wir nicht auf. Die medizinisch relevanten Inhalte dokumentieren wir wie bei jedem anderen Termin in Ihrer Patientenakte (siehe Abschnitt 6.7).
• Audio-Aufnahme: Haben Sie in Audio-Aufnahmen eingewilligt (Abschnitt 6.4), kann der Ton des Gesprächs – wie bei einem Termin in der Praxis – mit einem Aufnahmegerät der Praxis aufgezeichnet und, sofern Sie auch hierin eingewilligt haben, automatisiert transkribiert und zusammengefasst werden (Abschnitt 6.4a). Die Aufnahme erfolgt in unserer Praxis, nicht beim Anbieter des Videodienstes. Wir fragen Sie zu Beginn jeder Videosprechstunde, ob Sie mit der Aufnahme einverstanden sind; ohne Ihr Einverständnis wird nichts aufgezeichnet. Aufgenommen wird, was über die Verbindung zu hören ist – sind weitere Personen bei Ihnen im Raum, sagen Sie uns das bitte vorher.
• Speicherdauer beim Anbieter: Der Videoraum wird nach dem Termin bzw. bei einer Absage beim Anbieter gelöscht. Verbindungsdaten der Videoübertragung werden beim Anbieter höchstens 48 Stunden, sonstige Protokolldaten höchstens 3 Monate gespeichert und danach automatisch gelöscht.
• Verarbeitungsort: ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU (Unterauftragnehmer: Hetzner Online GmbH, Deutschland; Scaleway SAS, Frankreich; Lettermint B.V., Niederlande). Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.
• Schweigepflicht: Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Mitarbeitenden des Anbieters sind als mitwirkende Personen nach § 203 Abs. 4 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Behandlungsvertrags) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsversorgung).